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运筹帷幄 齐心协力 谱写档案管理新篇章

运筹帷幄 齐心协力 谱写档案管理新篇章

八公司讯  档案是一个企业历史发展的真实记录,随着八公司的不断发展,档案的数量愈来愈多,为进一步完善企业档案管理工作,提升档案管理标准与规范,综合办公室在党支部书记赵兴禄的带领下,特组织综合办公室、技术部、成本部、财务部联合进行档案整理,按年度逐一进行梳理,按档案管理要求保持年限进行清理,清除陈年无用的材料,并重新规划设计改造了档案室,购置了档案架等硬件设备,组织人员挪搬档案文件,对原档案室进行布置整理等阶段性活动,活动自2018年6月初至9月中旬,历时三月余。
六月初至七月底,三伏酷暑之下,五楼、六楼档案室内没有安装空调、闷热难当,综合办公室档案管理员李丽按照既定的档案整理计划,坚持将每个档案橱,橱内的每个档案盒,盒内的每一份资料,都重新进行了明细翻查与记录,并整理出了档案台账。8月14日下午、8月21日上午、8月23日下午,综合办公室全员提前安排好工作,利用三个半天的时间按照年份先后顺序依次将2000年以后的档案从六楼搬运至三楼新档案室,一盒盒,一趟趟,搬运、传递、放置,八月的天气干起活来像是蒸桑拿,不一会儿大家个个都是汗流浃背,但是没有一个人抱怨,大家以苦为乐、里应外合、分工明确、配合默契。
 
党支部书记赵兴禄带头整理六楼档案室
 
整理六楼档案室算得上是件令人头疼的事情了。原六楼档案室从中间由隔板隔成了两个档案室,室内不通风,相当闷热;档案橱放置时间较长,且摆放紧密、空间狭窄,橱子种类繁杂,且木橱年限已久,脱漆掉门,显得杂乱无序,整体给人局促拥挤、不知从何下手的感觉。在赵兴禄经理的合理安排及部署下,首先,综合办公室袁德祥做整理前准备工作,联系安排相关作业人员拆除了档案室中间隔墙板,并联系好回收废旧档案橱买家;9月12日下午,赵兴禄经理亲临现场,和综合办公室全体人员一起动手,并协调法务部赵兴超、王会民等人,将室内木方、隔板、书籍等杂物一一搬离至室外,并归置整齐,中间档案橱向两边墙部排放,废旧黑木橱由买家搬运,这边搬完刚腾出空地,紧接着就有人员跟上扫地拖地…… 纵然室内灰尘弥漫,甚至还有人被钉子划破了手,但没有人中途放弃,大家不怕脏、不怕累,整理工作井然有序。经过一天的辛勤劳动,档案室焕然一新,劳动成果十分显著。
 
综合办、质量技术部人员搬档案;成本部人员整理及销毁部分材料档案
 
此次档案室整理工作,成本部及技术部给予了大力支持与配合。成本部赵会敏、姜芳、于燕、孙晓利、张冉冉全员出动,将存放多年的材料凭证及材料账本进行了整理、区分及部分销毁,并且将能利用的档案盒、账薄封皮等整理回收再利用,为公司节约费用1000多元,同时确保及严守了材料档案的完整性、有效性和机密性。技术部张伟、孙琳琳联合项目部资料员,将原来杂乱的图纸等按档案管理要求进行折叠、装盒,任泉亮、王强紧密安排时间,将整理完的技术档案资料搬至档案室特定档案橱内。虽然时间短、任务重,但是大家紧密配合,集中两天时间就将六楼档案室收拾整洁、整理完成,当然,前期大家陆续做了不少工作。
 
据统计,本次共整理二十余组档案橱,近4400余盒档案,档案时间横跨20年。通过全方位整理,进一步实现了档案管理的规范化、程序化、高效化,并向标准化方向靠拢,极大程度上转变了档案管理观念,大大提升了档案管理水平,为以后档案工作再上新台阶奠定了良好基础。在档案工作开展过程中,有这样可爱的一群人,他们不论职位高低,力气大小,无时无刻不展现着八建人不怕吃苦、团结协作、甘于奉献的工作精神,向这群可爱的人们致敬!
 
原六楼档案室
 
整理后的六楼档案室及三楼新档案室
 
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